Praktische tips om al je taken te organiseren

Getting Things Done is niet nieuw. Verre van; de eerste druk van het beroemde boek van David Allen verscheen in 2001, en vijftien jaar later is de methode die hij in het boek beschrijft een begrip in timemanagement-land en het uitgangspunt van vele cursussen, spin offs en apps die je helpen om controle over je to do-list te krijgen.

Want dat is waar het in dit boek om draait: dingen gedaan krijgen en stress uit je leven bannen. Allen heeft, op basis van jarenlange ervaring met het coachen van mensen, een systeem ontwikkeld dat voor iedereen zou moeten werken, en dat er voor zorgt dat je alles onder controle krijgt.

Het systeem is in de basis heel simpel en bestaat uit vijf stappen. Eerst verzamel je alles dat je aandacht vraagt, dan beslis je wat je daarmee moet doen, vervolgens organiseer je de uitkomsten, reflecteer je op op de opties die je hebt en tot slot bepaal je wat je gaat doen. In het boek beschrijft Allen de vijf stappen uiteraard uitgebreid - soms zelfs te uitgebreid. Dat is jammer, want in al zijn eenvoud is het systeem dat Allen beschrijft heel praktisch. De eerste stap is volgens hem om een goede plek te regelen waar je de controle over je zaken gaat terugpakken - het inbakje. Daar verzamel je alles, maar dan ook echt alles dat je bezighoudt. Moet je nog wc-papier halen? Dat is een item om te benoemen. Een vakantie boeken? Idem dito. Een groot werkproject aanpakken? Allen raadt aan om alles uit je hoofd te halen, en in je inbakje te gooien, bijvoorbeeld door elke klus op een apart vel papier te schrijven.

Vervolgens is het zaak om voor elk item te bepalen of je er nu wat mee moet doen. Zo nee, dan is de vraag of je het moet archiveren, er later wat mee moet, of dat het weg kan. Zo ja, dan moet je de eerstvolgende actie bepalen. Wanneer die actie binnen twee minuten uitgevoerd kan worden, adviseert Allen om het direct te doen. Wanneer een actie langer duurt, moet je hem delegeren of inplannen. Klaar. Dat is in grote lijnen het systeem van Getting Things Done.

In het boek wordt dit systeem uiteraard uitgebreid uitgewerkt. Allen neemt alle ruimte om uit te leggen wat hij met alle stappen bedoelt. Soms is hij daarin zodanig uitgebreid, dat het irritant wordt - op een zeker moment begrijp je het wel, en heb je niet nog meer beschrijvingen nodig. Wanneer je de herhalingen voor lief neemt, kun je echter enorm veel aan dit boek hebben.

Je hoeft overigens niet de hele methode in een keer in je leven te implementeren. Het grote voordeel van Getting Things Done, is - zo staat in de inleiding - dat het modulair is. 'Dit boek staat vol adviezen die het meest opleveren als je ze in hun totaliteit omarmt, maar die ook los van elkaar van groot praktisch nut zijn. Zo heb je bijvoorbeeld heel veel aan de tweeminutenregel, waarmee je korte taken niet uitstelt, maar meteen doet.'  En zo is het: Allen geeft handige tips, die ook los van elkaar waardevol zijn. Zelfs als je eigen systeem al prima werkt, kun je met elementen van deze aanpak uit de voeten.

Het boek is helder geschreven, en geeft veel uitleg en achtergrond bij de aanpak. In kaders en 'terzijdes' zijn quotes opgenomen, die niet onaardig zijn, maar nou ook weer niet enorm veel toevoegen, misschien omdat de meeste gequote personen in Nederland vrijwel onbekend zijn. Kortom: wanneer je om de herhalingen en de quotes heenleest, en je Allens wat dwingende toon in gedachten afzwakt, is Getting Things Done een nuttig boek, dat je kan helpen om grip te krijgen op de eindeloze lijst klussen in je hoofd. En wanneer je die grip hebt, zo belooft Allen, zul je veel productiever kunnen werken - een heel plezierig vooruitzicht.